Wil je een boekhoudprogramma kopen? Dan moet je goed uitkijken wat voor soort boekhoudprogramma je kiest. De ene boekhoudsoftware is de andere niet. En veel hangt af van hoe je de administratie wilt voeren. Wij zetten een paar kooptips voor het aanschaffen van een boekhoudprogramma op een rij.
Voordat je een boekhoudprogramma koopt… Laten we eerst even de verschillen tussen de offline en online boekhoudprogramma's opfrissen. Dan weet je zeker dat je de juiste keuze maakt bij het kopen van je boekhoudprogramma.
Traditioneel boekhoudprogramma kopen
Er zijn er steeds minder van. Maar vroeger kocht je boekhoudsoftware, kreeg je zo'n grote doos mee, en installeerde je het programma thuis op je computer. Dat veranderde van floppies naar cd-roms en vervolgens een boekhoudprogramma als bestand dat je kon downloaden van de website van een boekhoudsoftwareleverancier. Dat een boekhoudprogramma kopen een event op zich was kun je wel stellen. Zo'n boekhoudpakket staat dan ook alleen op jouw computer, handig als internet eruit ligt. Maar het heeft ook flink wat nadelen. Zo stond je data alleen op die ene computer. Brand, diefstal, kids die per ongeluk virussen installeren en harddisks die de geest geven net als je een maand of langer geen back-up had gemaakt. En wat te denken van betaalde upgrades of support? Dat onderdeel van een boekhoudprogramma kopen wordt nog wel eens vergeten.
Boekhoudprogramma kopen erg stressvol
Kortom, met een boekhoudprogramma kocht je ook flink wat stress. Er hoeft maar wel iets te gebeuren en je raakt de boekhouding (deels) kwijt. In dat geval is de Belastingdienst niet mals bij een controle. Die bewaarplicht van je administratie is nu eenmaal een plicht. Ook de boekhouder had het er maar moeilijk mee met zo'n gekocht boekhoudprogramma. Komt dan bij jou langs, maakt een kopie of tikt alles over en rijdt dan weer naar kantoor waar alles goed verwerkt wordt. Schrijft wel uren maar ondertussen heb jij geen inzicht in zijn voortgang en vice versa. Het is dan ook niet vreemd dat te kopen boekhoudprogramma's grotendeels van het toneel zijn verdwenen. Daar hebben online boekhoudprogramma's voor gezorgd.
Online boekhoudprogramma's hoef je niet te kopen
Sterker nog, die hoef je niet eens te installeren. Met een online boekhoudprogramma log je in op een website en klaar. Je kunt nu overal bij je boekhouding. Je werkt altijd met de laatste versie tegen een vast bedrag per periode, meestal een maand of jaar. Verder hoef je geen zorgen te maken over betaalde support of updates en is je data veilig opgeslagen in speciale, zwaarbeveiligde locaties.
Met dit online boekhoudprogramma verstuur je zo goed als automatisch kloppende facturen, ontvang je een seintje als facturen te lang openstaan en doe je met 1 druk op de knop een herinnering de deur uit. Ook betalingen en transacties uitwisselen gaat, afhankelijk van je bank, vanzelf dankzij de koppeling met je bankrekening. In tegenstelling tot een boekhoudprogramma dat je moest kopen, maakt een online boekhoudprogramma alle lijntjes nog korter. Al je relevante bedrijfs- en klantengegevens staan veilig bij elkaar online. Je bekijkt ze op je laptop, tablet of smartphone, wanneer je maar wilt en waar je ook bent. Zo heb je altijd al je relevante bedrijfsgegevens bij de hand en kent iedereen de laatste cijfers, 24 uur per dag, 7 dagen per week.
Ook je accountant werkt liever met een online boekhoudprogramma. Dan kunnen jullie onderling taken uitwisselen. Jij fotografeert alleen de bonnen, de accountant doet de rest. Of jij doet alles zelf en de accountant controleert. Het is allemaal mogelijk met het online boekhoudprogramma. Koop je dan bijvoorbeeld een laptop van de zaak, dan check je ter plekke of het uit kan qua werkkapitaal.
Meer inzicht in je bedrijf en financiën
Een boekhoudprogramma kopen heeft dus ook effect op hoe makkelijk je voortaan werkt. En je hebt zelf een beeld hoe de zaken er nu voor staan via handige dashboards. Dat is mooi, maar je kunt meer met die cijfers. Met de juiste boekhoudsoftware weet je ook wat je meest winstgevende producten zijn. En aan welke klanten je het meest verdient.
Een handige koppeling met je CRM
Bij een gekocht boekhoudprogramma kreeg je niet zomaar een gratis CRM-pakket. Een online boekhoudprogramma heeft dat wel. De betere komen inclusief koppeling met het KvK zodat je gegevens van (Nederlandse) prospects en klanten niet meer helemaal zelf hoeft in te voeren. Is de klant verhuisd? Met 1 adreswijziging gaan alle facturen automatisch naar het nieuwe adres, ook de herinneringen. Neemt een accountmanager een paar klanten over van een collega? Alle relevante informatie staat centraal opgeslagen, helemaal up-to-date. Stel je voor: voor een meeting nog snel nog even de laatste betalingen checken terwijl je bij de receptie staat. Kun je meteen even kijken hoe je nieuwe contactpersoon ook alweer heet. Heel attent!
Meer weten over een online boekhoudprogramma als Exact? Ontdek hoe je makkelijker kunt ondernemen.